När media hör av sig kan vara både spännande och skrämmande. Anledningen kan vara en positiv artikel men det kan också vara att företaget har hamnat i en kris, vid personalminskningar, olyckor, uppköp och nedläggning av produktionsenheter exempelvis. Oavsett anledning är det viktigt att vara förberedd så att du kan hantera kontakter från media på ett effektivt sätt som gynnar ditt företag. Här är några tips på saker som ska finnas på plats redan innan:
1. Utse talesperson
Säkerställ att rätt person svarar media. Kanske är det VD, kanske är det HR-ansvarig eller kanske är det någon på forskningsavdelningen. Oavsett vem så säkerställ i förväg att alla på företaget vet vem som ska svara på frågor från media.
2. Var ärlig
Svara ärligt på frågor och svara bara på det du kan svara på. Be att få återkomma i frågor du inte kan svara på och se till att du återkommer så snart du kan.
3. Var förberedd
Vid större händelser, läs på och samla material så att du är förberedd och har allt på plats.
4. Respektera konfidentiella uppgifter
Du är inte skyldig att svara på samtliga frågor. Är det känsliga eller konfidentiella uppgifter kan du avstå. Motivera i sådana fall varför du avstår från att svara.
5. Tänk på budskapet
Dina svar ska återspegla företagets budskap och värden. Var konsekvent och håll dig till de budskap som företaget har i kommunikationsplanen.
6. Var professionell
Håll en lugn och professionell ton oavsett frågor.
7. Be att få läsa
Be alltid att få läsa artikeln och eventuella citat innan publicering.
8. Byt kontaktuppgifter
Be om att få kontaktuppgifter och lämna dina uppgifter.
9. Följ upp
Om du kommer på något du borde sagt eller behöver komplettera med, hör av dig och följ upp. Likaså om du skulle komplettera med några uppgifter.
Att hantera mediasamtal kan vara utmanande, men med rätt förberedelse och strategi kan det också vara en möjlighet att stärka ditt företags image och skapa positiv publicitet. Genom att hålla dig lugn, vara professionell och hålla dig till dina budskap kan du navigera genom mediasamtal på ett framgångsrikt sätt.
